Uporządkuj dokumenty

Przyznaj się: ile razy zdarzyło ci się stracić głowę, bo nie wiedziałaś, gdzie schowałaś ważny dokument, z którym na drugi dzień miałaś udać się na dywanik do jakiegoś urzędu? Ile spraw pogrzebałaś, bowiem warcząc:” matko, gdzie są te dokumenty?”, bez sukcesów odtajniałaś kolejne domowe zakamarki? Ile razy obiecywałaś sobie, że jutro, ale to już ostatecznie i na pewno, zrobisz porządek z papierzyskami?

Obrastamy w dokumenty – z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień, z roku na rok. Niektórych „papierów” możemy pozbyć się już po miesiącu – wtedy niszczymy potwierdzenia przeprowadzonych operacji bankowych, jeśli tylko zgadzają się ze stanem naszego konta.

Po dwóch latach możemy wyrzucić dowody zakupu, faktury VAT i przedawnione karty gwarancyjne, trzy lata magazynujemy rachunki za czynsz, opłaty za energię elektryczną, a przez sześć - dokumenty podatkowe.

Ogrom czasu, bo od dziesięciu do nawet trzydziestu lat archiwizujemy umowy najmu czy dokumenty niezbędne do stwierdzenia tzw. zasiedzenia nieruchomości.

Niektóre dokumenty są z nami przez całe życie – metryki, akty ślubu, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, wyniki badań lekarskich, akty kupna lub sprzedaży nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe. Jeśli dodamy do tego regulaminy, instrukcje, umowy, aneksy … mamy do czynienia z prawdziwym domowym archiwum.

Jak nie pogubić się w tym gąszczu dokumentów?

Najlepiej byłoby, gdybyśmy mogli wydzielić w domu strefę archiwum: może to być półka, szuflada lub szafka, położona w miejscu trudno dostępnym dla dzieci.

Warto wszystkie ważne dokumenty włożyć pojedynczo (umowy, akty) bądź grupkami (rachunki) w przezroczyste koszulki, te z kolei umieścić w tematycznych, opisanych skoroszytach.

Jest wiele sposobów na stworzenie domowego archiwum: możemy wykorzystać sprawdzone metody biurowe lub zdać się na swoją pomysłowość. I tak archiwum mogą stać się:

Kolorowe, kartonowe pudła archiwizacyjne, które opisujemy – do nabycia w sklepach z artykułami biurowymi.
Tak zwane „archiwum przenośne”- plastikowe pudło archiwizacyjne z uchwytami, na których od góry wieszamy teczki - zaopatrzone w identyfikatory i etykiety
„Konstrukcja” utworzona z przezroczystych „korytek” lub plastikowa półka na dokumenty - do nabycia w sklepach z artykułami biurowymi.
Zwykłe pudło kartonowe, w którym ułożymy kolorowe, opisane teczki (dokumenty posegregowane tematycznie).
Szuflada - postarajmy się, by i tam panował ład i logiczny porządek. Zamknijmy papierzyska w opisanych, najlepiej kolorowych teczkach - unikniemy w ten sposób gorączkowej gonitwy po całym domu w celu odnalezienia potrzebnej umowy czy rachunku.
Wyjściem najwygodniejszym, najbardziej przejrzystym, choć przestrzennie najbardziej wymagającym jest zbiór segregatorów: każdy z nich powinien być opisanych na grzbiecie, przeznaczony na jeden typ dokumentów, które spoczywają weń w przezroczystych koszulkach.
Jeśli dysponujemy dużą ilością miejsca, można przeznaczyć oddzielny segregator na "Podatki”, „Ubezpieczenia”, „Polisy”, „Bank”, "Mieszkanie", "Rachunki", „Praca”, „Zdrowie” czy dokumenty „Osobiste".
Jeśli jesteśmy ograniczeni przestrzennie, można zredukować liczbę segregatorów do minimum, skupiając w nich dokumenty tematycznie pokrewne. Ograniczymy się wtedy do haseł głównych „Mieszkanie” czy „Osobiste”.
Bieżące rachunki, umowy, korespondencję zbierajmy w jednym miejscu i raz w miesiącu przejrzyjmy je - i albo je zarchiwizujmy, albo się ich pozbądźmy. Podczas generalnych porządków przyjrzyjmy się naszym dokumentom i wyrzućmy te, które z upływem czasu straciły na ważności i osiągnęły status zbędnych papierzysk.

mzb